Asiakaspalvelu: 050 3728 200 (klo 9–15) / yrityspalvelut@kiertokapula.fi

Tietosuojaseloste

Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999, 10 ja 24 §) mukainen tietosuojaseloste. Tietosuojaselostettamme päivitetään toimintamme ja käyttämiemme teknologioiden kehittämisen myötä. Tietosuojaselosteen sisältö voi näin ollen muuttua.

Henkilötietolain (523/1999, 10 ja 24 §) mukainen tietosuojaseloste.

Tietosuojaselostettamme päivitetään toimintamme ja käyttämiemme teknologioiden kehittämisen myötä. Tietosuojaselosteen sisältö voi näin ollen muuttua.

Päivitetty 21.2.2025

1. Rekisterinpitäjä

Kiertokapula Yrityspalvelut
Vankanlähde 7
13100 Hämeenlinna
yrityspalvelut@kiertokapula.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Krista Palonen
+358 75 753 0041
Krista.palonen@kiertokapula.fi

3. Rekisterin nimi

Kiertokapula Yrityspalveluiden asiakastietojen tietosuojaseloste.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käytetään henkilötietolain mukaisiin tarkoituksiin, kuten

  • asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito
  • asiakaskirjeet ja tiedotteet
  • asiakaskyselyt ja asiakasinformaation kerääminen
  • Kiertokapula Oy:n tarjoamien palvelujen toteuttaminen, myynti, hallinta, laskuttaminen ja
  • omien tuotteiden/palvelujen markkinointi sekä palvelujen kehittäminen
  • Kiertokapula Oy:n toimeksiantamien yhtiön omaan toimintaan liittyvien mielipide- ja
  • markkinatutkimuksiin sekä vastaaviin selvityksiin

Jäteastioiden tyhjentämiseksi tarvittavien asiakastietojen kerääminen perustuu jätelakiin ja sitä kautta kiinteistön velvollisuuteen liittyä järjestettyyn jätteenkuljetukseen.

Jätteiden käsittelyalueillamme asioinnin osalta henkilötietojen käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite. Käytämme keräämiämme tietoja jätelain velvoittaman palvelun järjestämiseen sekä ympäristölupiemme vaatimuksien täyttämiseen.

Asiakastietoja kerätään ja tallennetaan asiakaspalvelun toimivuuden ja laadun varmistamiseksi sekä jäteneuvonnan tehokkuuden lisäämiseksi.

Karanojan pienasiointialueen rakennustyömaa: Tietoja käytetään seurattavan kohteen projektinhallintaan, työn johtamiseen, työturvallisuuden varmistamiseksi, laadunhallintaan ja markkinointiin. Julkisten toistimien kautta videokuvaa jaetaan internetsivuilla: www.kiertokapula.fi.

Karanojan alueen Drone-kuvaukset vuoden 2022 ajan: Karanojalla (Karanojantie 145 13430 Hämeenlinna) olevan jätteidenkäsittelyalueen (28 ha) sekä laajennusalueen (26 ha) taltioiminen kuviin ja mittausaineistoon käyttäen dronea.

Ilmoituskanava.fi: Tietojen käsittely liittyy Keskuskauppakamarin tarjoaman whistleblowing -ilmoituskanavan ylläpitoon

5. Rekisterin tietosisältö

Jätteiden tyhjentämisen suunnitteluun, järjestämiseen sekä asiakashallintaan käytettävä järjestelmä (Vingo)

  • Asiakkaan yhteystiedot: nimi ja osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, syntymäaika
  • Toimintaan liittyvät tiedot: tyhjennysosoite, kiinteistön osoite, laskutusosoite, verkkolaskuosoite, markkinointiosoite, puhelinnumero,sähköpostiosoite, y-tunnus, palvelut (astian tyhjennys, vuokra, pesut jne.), käyttötarkoituskoodi (rivitalo, vapaa-ajanasunto, koulu jne.), linkitys rakennuksiin, isännöitsijätiedot, yhteystiedot, jäteastioiden koordinaatit, kompostointimerkintä, sopimuksen aloitus- ja lopetuspäivämäärä, laskutusryhmä, asiakasryhmä, kirjalliset lisätiedot (esim. ajo-ohjeet, asiakkaan kanssa sovitut muutokset),kuljettajilta tulleet viestit, asiakkaalle lähetetyt tiedotteet, muistiinpanot puhelinkeskusteluista sekä tehdyistä muutoksista ja toimenpiteistä, laskujen tilatiedot.
  • Asiakaskortille tallentuvat myös jätelautakunnan (viranhaltijan) päätökset, asiakkaan kanssa käydyt sähköpostikeskustelut, skannatut kirjeet ja valokuvat sekä tiedot puheluista.
  • Asiakasnetistä tulevat jätehuollon palvelumuutoksiin liittyvät tiedot (astiatilaus, tyhjennysvälimuutos, uuden asiakkaan yhteystiedot, kompostointi-ilmoitukset) sekä noutotilauksiin, lavatilauksiin, ja materiaalitilauksiin liittyvät osoite- ja laskutustiedot.

Jäteastioiden tyhjentämisen ohjaamiseen käytettävä järjestelmä (TCS)  

  • järjestelmään on mahdollista syöttää mm. seuraavia tietoja tyhjennettävistä kohteista: asiakkaan nimi, tyhjennysosoite, jäteastian sijaintitieto, kohteille ja asiakkaille tehtyjä merkintöjä (mm. autojen rekisterinumeroita)

Laskutukseen ja perintään käytettävä järjestelmä (RopoCapital)

  • asiakastiedot, jotka siirtyvät Vingosta: asiakkaan nimi ja osoite, asiakasnumero, tyhjennysosoite, laskun tiedot – perintälain mukaiset perintätoimeen liittyvät tiedot (rekisterinpitäjänä RopoCapital

Jätteidenkäsittelyalueelle vastaanotettavien jätteiden hallinnointiin liittyvä järjestelmä (Flow)

  • Käteisasiakkaan tiedot: asioinnin päivämäärä- ja kellonaikatiedot, auton rekisterinumero, jätteen syntykunta, jätelaji, jätteen paino ja hinta, merkinnöissä: huomioita edellisistä käynneistä, asiakkaan pyytämät viitteet tapahtumille
  • Laskutettavan asiakkaan tiedot: asioinnin päivämäärä- ja kellonaikatiedot, auton rekisterinumero, jätteen syntykunta, jätelaji, jätteen paino ja hinta, asiakkaan yhteystiedot (puhelinnumero, osoite, yhteyshenkilö, y-tunnus), merkinnöissä: jätteen syntypaikkaosoite, laskutukseen liittyviä tietoja, muut pyydetyt tiedot tapahtumille

Sähköiset siirtoasiakirjat (Track)

  • Asiakkaan nimi, osoite, sähköposti, allekirjoitus kuljetettava jäte, jätteen paino/tilavuus

Raportointijärjestelmä (QlikSense)

  • Scalex järjestelmästä siirtyvät tiedot: asioinnin päivämäärä- ja kellonaikatiedot, Laskutettavalta asiakkaalta asiakkaan nimi ja asiakasnumero, rekisterinumero, jätetiedot (määrä, hinta, laji), vastaanottopaikka ja merkinnät
  • Vingosta ja TCStä seurattavat kuljetusten tiedot
  • Raportteja toimitettaan viranomaisille sekä asiakkaille pyynnöstä

Sähköposti (O365-outlook)

  • Sähköpostikirjeenvaihdossa kertyneet tiedot
  • www-sivuilta palautelomakkeen kautta lähetetyt jätehuoltoa koskevat kysymykset

Tiedonhallintajärjestelmä (M-files)

  • www-sivuilta lähetetyt palautteet
  • viranomaispalautteiden tiedot

Uutiskirjeiden tuotantojärjestelmä (Liana Mailer) –

  • Sähköpostiosoite, nimi, mahdollisesti muita yhteystietoja, linkitys kohderyhmään (esim. isännöitsijä, opettaja)
  • Uutiskirjeet lähetetään kaikille ja postituslistalta on mahdollista erota. Kirjeiden sisältö ei ole markkinointia vaan asiakastiedotusta.

Puhejärjestelmä (Lead Desk)

  • Asiakkaan tietoihin tallentuu Vingon asiakasnumero, nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Asiakaspalvelunumeroiden puhelut nauhoitetaan.

OC-puhelinjärjestelmä (Dynava)

  • puhelinnumero ja puheluiden nauhoitteet

Chat, Internetsivuilla oleva reaaliaikainen neuvontatyökalu (Lead Desk) –

  • www-sivuilta käydyt keskustelutiedot (asiakkaan itse kirjoittamat tiedot, jotka voivat sisältää esim. nimen ja osoitteen), keskustelun ajankohdan ja keston, IP-osoite.
  • Tallentuu chat historiikkiin, mutta ei tallennu asiakkaan tietoihin

Verkkokauppa

  • shop.flow.pinja.com/kiertokapula
  • Tilauksen yhteydessä annetut asiakastiedot: etunimi, sukunimi, kunta josta jäte tuodaan, sähköposti, ajoneuvon rekisterinumero

Karanojan pienasiointialueen rakennustyömaa

  • Raksakamera-palvelu:
    • kuvadata rakennustyömaa-alueesta

Ilmoituskanava.fi

  • ilmoitusten käsittelijöiden etunimet, sukunimet, sähköposti, julkinen nimi ja käyttäjätunnus  
  • ilmoitusten jättäjistä ei kerätä henkilötietoja, mutta ilmoittajat saattavat itse sisällyttää osaksi ilmoitusta omia, toisen henkilön/henkilöiden tietoja osana kirjallista ilmoitusta tai liitetiedostojen metatietojen avulla

Karanojan alueen Drone-kuvaukset vuoden 2022 ajan:

kuvadata Karanojan 54 ha alueesta (Karanojantie 145, 13430 Hämeenlinna)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Vingo-järjestelmän asiakasrekisteri pohjautuu jätehuoltoviranomaisen toimittamaan kuntakohtaiseen rekisteriin. Tämän jälkeen ja muiden järjestelmien osalta rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää.

Asiakas toimii tietolähteenä käyttämiensä valinnaisten palveluiden osalta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kiertokapula Oy:n henkilöstö, jonka työtehtäviin asiakastietojen käsittely kuuluu.

Tiedon siirto Vingo- Vitec Tietomitan pilvipalvelu asiakasraportoinnin tietojen osalta ja Vingo-TCS tyhjennystietojen osalta. 4 (5) Karanojan alueen Drone-kuvaukset vuoden 2022 ajan: Kuvausdata tallennetaan Pointscene palveluun: https://pointscene.com/privacy-policy/.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja kohdassa 4 kuvattuihin tarkoituksiin. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

Lead Desk: säilytysaika 12 kk.
Dynava: säilytysaika 6 kk.

Karanojan pienasiointialueen rakennustyömaa – Raksakamera-palvelu: Kuvat poistuvat palvelimilta puolen vuoden sisällä palvelun päättymisestä. Kuvat varmuuskopioidaan päivittäin, ja varmuuskopiot poistuvat kolmen vuoden sisällä palvelun päättymisestä.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Raksakamera-palvelussa käytössä on viimeisin kuva pienennetyllä resoluutiolla, kameran ollessa kaukana kuvattavasta alueesta. Aineistosta ei lähtökohtaisesti tunnista henkilöitä tai esim. auton rekisterikilpiä.

Karanojan alueen dronekuvauksen lentotoiminta tapahtuu sen verran korkealta, ettei henkilöitä tai autojen tunnisteita voida kuvista tunnistaa.

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

11. Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastus- tai oikaisupyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö rekisterin yhteyshenkilölle.

12. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

13. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

  • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

14. Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen,

15. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

16. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Hinnasto
Yhteystiedot